The availability between VIPS and Cubilis is not correct. 

If the availability between VIPS and Cubilis is not correct, this can have several causes:

1. The mapping in VIPS or in the accommodation manager of Cubilis is not correct or has not been correct for too long.
2. New periods or packages have been created in Cubilis. They may still need to be synchronized.

You have recieved an error message by mail. 

You have recieved an English error, concerning an internet reservation. Below you will find the explanations:

Reservation failed due to following error.
Reservation has not been processed due to the following error message.

No record was found with keyvalue 0 in table source-item type. 
The room type is not known, please contact Stardekk to check your Cubilis configuration.

Lateral reservation update is not allowed.
The reservation and/or change is after your check-in time or in the past, this is not allowed.

ReserveringDetail 274592 with Reservering 86317 applied with StandardRate 0 Instead of 53635.Because unable to find the mapping for the Cubilis package.
A standard rate has been added to the reservation detail with ID 274592 of reservation 86317, becasuse the package with ID 53635 is not known. You have not mapped a package in VIPS or Cubilis. Please check the reservation and your mappings.

Availability sync Failed due to following error.
The availability could not be synecd due to the following error;

• XML Information 1: Error Code :Error Description : Transaction context in use by another session.
  A delay in the connection has been detected. The Cubilis server may not be available at the moment.

Availability sync Failed due to following error.
The availability could not be synced due to the following error;

• XML Information 1: Error Code : 630 Error Description : Rate 49198 isn’t a member of room 15881.
  Error code 630. The package with ID 49198 is in VIPS still linked to roomtype 15881. Please check your mappings and remove this package in VIPS.

Which shortcut key combinations does VIPS have?

VIPS
F3 = Search for a customer, invoice number, reservation, accommodation or deposit number
F5 = Refresh screen in maintenance/ overview relations, planner
CTRL + L = Login / Logout
CTRL + N = New relation in overview relations
CTRL + Shift + R = Start report designer
CTRL + Shift + V = Start report viewer
CTRL + G = add columns
CTRL + I = Returns a timestamp in the free text or memo field. For example: 16-02-2018 08:27:08 – Freetime Hospitality

Windows general
CTRL+ A = Select all
CTRL + C = Copy
CTRL+ T = Activate / deactivate Tile mode
CTRL + V = Paste
CTRL + W = Close current screen
CTRL+ X = Cut
CTRL+ Z = Undo types
Highlight text = Hold left mouse button and drag cursor over the text
Highlight item = Left-click the item once
Column sorting = Click on column header of the column you want to sort it on
Column order = Click on column header with left mouse button, hold and move to desired position
Full screen = Double click on title bar resized screen
Reduced screen= Double click title bar enlarge screen

I want to install VIPS on a new computer.

A VIPS installation needs to be installed by us, you can contact us to make an appointment.

I can’t print from VIPS. 

Log out your Windows account and log in again, you don’t have to restart your computer.

VIPS does not start up and an error message appears. 

If there is an error message when you start VIPS, you can try to close the Sky session and log in again. DO NOT RESTART the computer.
If this does not help, please contact us.

I have created a new employee but he/she can’t do anything in VIPS.

You can check 3 things. Attention, only the employee with the rights ‘application manager’ can do this. If you can’t do this below, you are not an application manager and another employee who does have these rights has to do so.

1. Does the user have the necessary right? Go to the security center > Users.
   Go to the employee in charge and click on the application tab, here you will see a white area. Use the right mouse button and click on add.
2. Does the user have the correct settings? Go to the security center > Users. Go to the employee in charge and click on the tab ‘application’. Is there a menu filled in under ‘menu’?
3. It is possible that the columns are not yet set. Click on CTRL-G and select the required columns.

I forgot my password or I want to change it. 

When someone forgets their password the *application administrator of the company can change it.

Changing a password can be done as follows:
Go to System > Security Center > Select Security sector / Users > Select the desired employee > Application tab.

*The application administrator is the person in the company with the most rights in VIPS.

How do I make an export to Exact?

For the correct procedure for making an export to Exact, please refer to the manual. You can find it on the ‘support page’, or click here.

Availability is not correct between VIPS and Cubilis and there is a Channel Manager link. 

If you have the Cubilis link Channel Manager, it is possible to synchronize the availability yourself.
If you don’t have this yet, we will probably install it for you. You will be informed about this.
You can synchronize it youself in no time:

Go to the Internet > Channels > Select the channel type and click Modify.
Here you can synchronize availability in three different ways.

1.Synchronize all rooms and/or arrangements:
Select your location under wc_description and click on the right mouse button > Send availability > Choose Days or Period.
When you choose Days you can indicate the number of days you want to synchronize starting today.
When you choose Period you can enter a from to date.

2. By source-item type
Click on the ‘room mapping’ tab and select the room type in the bottom box you want to synchronize and click on the right button > Send availability > Choose Days or Period.
When you choose Days, you can specify the number of days you want to synchronize starting today.
When you choose Period, you can enter a ‘from to date’.

3. By source-item type and package.
Click on the package mapping tab and select the room type in the lower box you want to synchronize and click the right mouse button > Send Availability > choose Days or Period.
When you choose Days, you can specify the number of days you want to synchronize starting today.
When you choose Period, you can enter a ‘from to date’.

Screen for entering a number of days

Screen for entering a certain date.

I get an error message when printing a report.

The report or invoice cannot be printed.

1. First, check if you have an internet connection.
2. VIPS looks at the default printers of the computer. Take a look at the printers, is there a printer selected?

I cannot book an account on debtor. 

If you are unable to book an account on debtor, the ‘own account’ checkbox is ticket in the account settings. You can change this by clicking on the ‘maintenance account’ button. This can be found in the box account number or otherwise the icon below.

You can also check if the debtor number of the relation is filled in.

How do I close and reopen an account?

If the balance of the account in the screen ‘Maintenance bookings’ is €0,00, then the account can be closed. Click on the button to close the account.

Closing the account has the following consequences in VIPS:
1. There can no longer be booked on this account. If the guest is still checked in and there are still bookings coming in from an interface, nightaudit or cash register, these will be booked on a new account linked to the guest.
2. There can no longer be any changes to the account.
3. The account no longer appears on the overview of open accounts.
4. Account information such as addressing etc. can no longer be changed.
The account can still be reopened until the time of the day closure (nightaudit) or the closing of the period (in case of Event configurations). After the day or period closure, the account can no longer be adjusted. Any changes must then take place through the credit note functionality.

The guest ledger in my financial package is not correct. 

Probably after the export to the accounting program, there is still a turnover booked or something changed. Run the export again, then it should be correct.
If this is not the case, please contact the helpdesk. We will gladly recieve the export file and a copy of the report with the correct guest ledger.

I don’t see any reservations made under a customer, but there have been reservations. 

In the overview ‘reservations’ under a relation/customer, only reservations are shown that are still expected. By checking the ‘history’ option, the reservations in the past will also be shown.

How do I get customer data from VIPS?

By creating a mailing you can import customer data from VIPS and process it in a Word or Excel file.
If you want to know how to create a mailing, please click here.

I don’t see the package I want to book. 

This can be due to many different aspects. You can start by checking the following:

• Are all periods filled in correctly?
  Suppose it concerns a reservation in the future, is this package still valid?
  Also look at the periods of the rate (third tab). To check this you can look up the rate separately and then double click on it. Also check if the rate is active.

• Is the occupancy of the reservation within the minimum and maximum of the set occupancy of the arrangement? (Note: if this is both set to 0 it is also good, these are the default settings)
  In the example below, the minimum occupancy is 1 person and the maximum occupancy is 2 persons.
  With a reservation of 3 persons this arrangement will therefore not be shown.

• Are the days for which you want to make a reservation selected in the package, and is the package active?

• Does the package or rate have conditions that may not apply in the reservation?
  There may be conditions for market segments, relationships, price categories and item types. |
  In the example below, the package can only be booked for a business room.
• In the rates listed under the package there are also periods, are they set correctly?

If all of this looks correct, please contact the helpdesk.

I can’t check out a reservation. 

You can check the following:

• Is there a room assigned?
• Has a guest been assigned?
• Is the number of people higher than the maximum number of people allowed in the selected room type?

I can’t check in a reservation.

You can check the following:

• Is there a room assigned to the reservation?
• Is there a guest assigned to the reservation?

There is only a gray box in the check-in and/or check-out screen.

Do you only see the screen below in VIPS?

Then your personal settings have been deleted, this is not a problem.
By clicking on CTRL-G you can reset them.

There are no reservations on the check-in screen. 

• Press CTRL-G. This is the shortcut to select all columns. Please click on the columns and you will see reservations again.

It is also possible that the night audit has not been performed or has been performed by mistake. You can see this by looking at ‘night audit’. The booking date should be on the current date.

If the night audit has already been done, you can do 2 things:

• Are all arrivals set to no-show? You can de-canecel these.
• You can contact the helpdesk so a correction can be made (we will restore the last backup).
  However, there are costs involved if this is done outside office hours.

What exactly does the Night Audit do?

Use the Night Audit button to start the Night Audit/ day closure. You will be redirected to the next screen:

You can see which day you are closing. The nightaudit takes care of the following possible actions within VIPS, this can be different per location:

1. Closing the tax entry date of the system.
2. Guests not checked in, with a scheduled arrival on the day of the nightaudit, will recieve the status ‘no show’ and the relevant details will be cancelled.
3. Finalizing the scheduled bookings of the booking plan of the day of the night audit.
4. The status of occupied rooms from clean to dirty in the system.
5. Performing any extra defined actions.

If you click on ‘Close the day’, a check of the arrivals of that day will follow. If guests have not checked in, this message follows:

Afterwards, the Night Audit will be performed.

I have forgotten the Night Audit. 

If you forgot the night audit, please run it as soon as possible.
Please keep in mind that this may cause the turnover to be on another day.

U heeft een foutmelding ontvangen per mail.

U heeft een Engelse foutmelding ontvangen met betrekking tot een internet reservering, hieronder vindt u de vertalingen:

Reservation failed due to following error.
Reservering is niet verwerkt vanwege de volgende foutmelding

No record was found with keyvalue 0 in table BRONITEMTYPE.
Het kamertype is niet bekend, neem contact op met Stardekk om uw configuratie van Cubilis te controleren.

Lateral reservation update is not allowed.
De reservering en/of wijziging is na uw check-in tijd of in het verleden, dit is niet toegestaan.

ReserveringDetail 274592 with Reservering 86317 applied with StandardRate 0 Instead of 53635.Because unable to find the mapping for the Cubilis package.
Aan het reserveringdetail met id 274592 van reservering 86317 is een standard rate toegevoegd omdat het arrangement met id 53635 niet bekend is. U heeft een arrangement niet gemapped in Vips of Cubilis, controleer de reservering en uw mappings.

Availability sync Failed due to following error.
De beschikbaarheid kon niet gesynchroniseerd worden vanwege de volgende foutmelding:

• XML Information 1:
  Error Code :Error Description : Transaction context in use by another session.
  Er is een vertraging in de verbinding geconstateerd. De Cubilis server is momenteel mogelijk niet beschikbaar.

Availability sync Failed due to following error.
De beschikbaarheid kon niet gesynchroniseerd worden vanwege de volgende foutmelding:

• XML Information 1:
  Error Code : 630 Error Description : Rate 49198 isn’t a member of room 15881.
  Error Code: 630: Het arrangement met id 49198 is in VIPS nog gekoppeld aan kamertype 15881. Controleer uw mappings en verwijder dit arrangement in Vips.

Welke sneltoets combinaties kent VIPS? 

VIPS
F3 = Zoeken naar een relatie, factuurnummer, reservering, accommodatie of depositnummer
F5 = Ververs scherm in onderhoud/overzicht relaties, planner
Ctrl + L = Login/Logout
Ctrl + N = Nieuwe relatie in overzicht relaties
Ctrl + Shift + R = Start rapport designer
Ctrl + Shift + V = Start rapport viewer
Ctrl + G = kolommen toevoegen
Ctrl + I = Geeft een timestamp in het vrije tekst of memo veld. bijvoorbeeld: 16-02-2018 08:27:08 – Freetime Hospitality

Windows algemeen:
Ctrl + A = Alles selecteren
Ctrl + C = Kopiëren
Ctrl + T = Tile modus activeren / deactiveren
Ctrl + V = Plakken
Ctrl + W = Huidig scherm sluiten
Ctrl + X = Knippen
Ctrl + Z = Typen ongedaan maken
Markeren tekst = Linker muisknop vasthouden en cursor over de tekst slepen
Markeren item = Eén maal met de linkermuisknop op het item klikken
Kolom sorteren = Klik op kolom koptekst van de kolom waarop men het wil sorteren
Kolom volgorde = Klik op kolom koptekst met linkermuisknop, vasthouden en naar gewenste positie schuiven
Volledig scherm = Dubbelklik op titelbalk balk verkleind scherm
Verkleind scherm = Dubbelklik op titelbalk balk vergroot scherm

Ik wil VIPS op een nieuwe computer installeren. 

Een VIPS-installatie dient door ons geïnstalleerd te worden, u kunt contact met ons opnemen om hiervoor een afspraak te maken.

Ik kan niet printen vanuit VIPS. 

Meld je Windows account af en log opnieuw in, je dient de computer dus niet opnieuw op te starten.

VIPS start niet op en er komt een foutmelding. 

Als er een foutmelding komt bij het opstarten van VIPS kunt u proberen om de Sky sessie af te sluiten en opnieuw in te loggen. Start NIET de computer opnieuw op. Mocht dit niet helpen, neemt u dan contact op met ons.

Ik heb een nieuwe medewerker aangemaakt maar hij/zij kan niks in VIPS. 

U kunt 3 dingen checken. Let op , alleen de medewerker met de rechten ‘applicatiebeheerder’ kan dit doen. Als u dit onderstaande niet kunt, bent u geen applicatiebeheerder en moet een andere medewerker die deze rechten wel heeft, dit uitvoeren.

1: Heeft de gebruiker wel de benodigde rechten? Ga naar het beveiligingscentrum > Gebruikers.
Ga naar de desbetreffende medewerker en klik op het tabblad applicatie, hier ziet u een wit vlak. Gebruik de rechtermuisknop en klik op toevoegen.2: Heeft de gebruiker wel de juiste instellingen? Ga naar het beveiligingscentrum > gebruikers. Ga naar de desbetreffende medewerker en klik op het tabblad ‘applicatie’. Staat bij ‘menu’ een menu ingevuld?
3: Het kan zijn dat de kolommen nog niet ingesteld staan. Klik op CTRL-G en selecteer de benodigde kolommen.

Ik ben mijn wachtwoord vergeten of ik wil mijn wachtwoord veranderen. 

Wanneer iemand zijn wachtwoord vergeet dan kan de *Applicatie beheerder van het bedrijf het wachtwoord wijzigen.

Het wijzigen van een wachtwoord werkt als volgt:
Ga naar Systeem > Beveiligings-Centrum > Selecteer bij Beveiligings Onderdeel / Gebruikers > Selecteer hier de gewenste medewerker > tabblad Applicatie.

*De Applicatie beheerder is de persoon in het bedrijf met de meeste rechten in VIPS.

Hoe maak ik een export naar Exact?

Voor de juiste procedure voor het maken van een export naar Exact verwijzen wij u door naar de handleiding. Deze vindt u op de pagina ‘ondersteuning’, of klik hier.

Hoe moet ik arrangementen mappen?

Wij adviseren u om alleen de instellingen aan te passen wanneer u hier een training voor heeft gehad. Op de pagina ondersteuning vindt u diverse handleidingen die als hulpmiddel kunnen dienen, klik hier.

De beschikbaarheid tussen VIPS en Cubilis klopt niet. 

Wanneer de beschikbaarheid tussen VIPS en Cubilis niet klopt, kan dit verschillende oorzaken hebben:
1: De mapping in VIPS of in de logies manager van Cubilis staat bijvoorbeeld niet goed of heeft te lang niet goed gestaan.
2: Er zijn nieuwe periodes/packages aangemaakt in Cubilis aangemaakt. Mogelijk moeten die nog gesynchroniseerd worden.

De beschikbaarheid klopt niet tussen VIPS en Cubilis en er is een Channelmanager koppeling. 

Wanneer u de Cubilis koppeling “Channelmanger” heeft, is het mogelijk om zelf de beschikbaarheid te synchroniseren.
Hebt u dit nog niet, dan zullen wij dit waarschijnlijk nog bij u installeren. U wordt hiervan op de hoogte gesteld.
Zelf synchroniseren doet u zo:

Ga naar internet > Channels > Selecteer het Channel Type en klik op Modify.
Hier kunt de beschikbaarheid op drie verschillende manieren synchroniseren:

1. Alle kamers en/of arrangementen synchroniseren:
Selecteer uw locatie onder wc_description en klik op de rechtermuisknop > Send availability > kies Days of Period.
Wanneer u kiest voor Days kunt u het aantal dagen aangeven dat u wil synchroniseren gerekend vanaf vandaag.
Wanneer u kiest voor Period kunt u een ‘vanaf tot en met datum’ invoeren.

2. Per bron-item-type
Klik op het tabblad ‘room mapping’ en selecteer het kamertype in het onderste vak dat u wil synchroniseren en klik op de rechtermuisknop > Send availability > kies Days of Period.
Wanneer u kiest voor Days kunt u het aantal dagen aangeven dat u wil synchroniseren vanaf vandaag.
Wanneer u kiest voor Period kunt u een ‘vanaf tot en met datum’ invoeren.

3. Per bron-item-type en arrangement
Klik op het tabblad ”package mapping” en selecteer het kamertype in het onderste vak dat u wil synchroniseren en klik op de rechtermuisknop > Send availability > kies Days of Period.
Wanneer u kiest voor Days kunt u het aantal dagen aangeven dat u wil synchroniseren vanaf vandaag.
Wanneer u kiest voor Period kunt u een ‘vanaf tot en met datum’ invoeren.

Scherm voor het invoeren van een aantal dagen:

Scherm voor het invoeren van een bepaalde datum:

Ik krijg een foutmelding bij het uitdraaien van een rapport.

Het rapport of de factuur kan niet geprint worden.

1. Controleer eerst of u internetverbinding heeft.
2. VIPS kijkt naar de standaard ingestelde printers van de computer. Kijk dus naar de default printers, staat daar een printer geselecteerd?

Ik kan een rekening niet op debiteur boeken. 

Als u een rekening niet op debiteur kan boeken staat het vinkje “Eigen rekening” aan in de instellingen van de rekening. U kunt dit aanpassen door op de knop “onderhoud rekening” te klikken. Dit vindt u in het vakje van het rekeningnummer of anders onderstaand icoon.

Verder kunt u nog kijken of het debiteurnummer wel ingevuld is van de relatie.

Hoe moet ik een rekening afsluiten en weer openen?

Indien het saldo van de rekening in het scherm “Onderhoud boekingen” €0,00 is, dan kan de rekening gesloten worden. Klik op de knop om de rekening te sluiten.

Het afsluiten van de rekening heeft de volgende gevolgen in VIPS:
1. Er kan niet meer op deze rekening geboekt worden. Indien de gast nog is ingecheckt en er komen nog boekingen van een interface, nightaudit of kassa binnen, dan zullen deze op een nieuwe rekening gekoppeld aan de gast geboekt worden.
2. Er kunnen geen mutaties meer aan de rekening plaatsvinden.
3. De rekening komt niet meer voor op het overzicht openstaande rekeningen.
4. Rekeninginformatie zoals adressering e.d. kunnen niet meer worden aangepast.
Tot het moment van de dagsluiting (nightaudit) of het sluiten van de periode (bij Event configuraties) kan de rekening nog heropend worden. Na de dag- of periode sluiting kan de rekening niet meer worden aangepast. Eventuele mutaties dienen dan plaats te vinden via de credit nota functionaliteit.

De bakstand in mijn financiële pakket klopt niet. 

Waarschijnlijk is er na de export naar het boekhoudprogramma nog omzet geboekt of iets gewijzigd. Draai nogmaals de export, dan zou het moeten kloppen.
Is dit niet het geval, neem dan contact op met de helpdesk, wij ontvangen dan graag het exportbestand en een kopie van het rapport met de juiste bakstand.

Ik zie geen reserveringen staan onder een relatie, maar er zijn wel reserveringen geweest. 

In het overzicht ‘reserveringen’ onder een relatie worden alleen reserveringen getoond die nog verwacht worden. Door de optie “history” aan te vinken, worden ook de reserveringen in het verleden getoond.

Hoe haal ik relatie gegevens uit VIPS?

Door het maken van een mailing kunt u relatiegegevens importeren uit VIPS en deze verwerken in een Word- of Excel-bestand.
Wilt u weten hoe u een mailing maakt, klik dan hier. 

Ik zie het arrangement wat ik wil boeken niet staan.

Dit kan aan veel verschillende aspecten liggen. U kunt beginnen het volgende te controleren.

– Zijn alle periodes juist ingevuld?
Stel, het gaat om een reservering in de toekomst, is het arrangement dan nog wel geldig?
Kijk ook naar de periodes van het tarief (derde tabblad). Om dit te controleren kunt u het tarief los opzoeken en daar vervolgens dubbel op klikken. Controleer ook of het tarief wel actief is.

• Valt de bezetting van de reservering binnen het minimum en maximum van de ingestelde bezetting van het arrangement? (Let op: als dit beide op 0 staat is het ook goed, dit zijn de standaard instellingen)
  In het voorbeeld hieronder is de minimale bezetting 1 persoon en de maximale bezetting 2 personen.
  Bij een reservering van 3 personen wordt dit arrangement daarom niet getoond.

• Staan de dagen waarvoor u wil reserveren in het arrangement aangevinkt, en is het arrangement wel actief ?

• Heeft het arrangement of tarief, condities die misschien niet van toepassing zijn in de reservering?
  Er kunnen condities vastgesteld zijn voor marktsegmenten, relaties, prijscategorieën en itemtypes.
  In het voorbeeld hieronder kan het arrangement alleen geboekt worden voor een business room.
• In de tarieven onder de arrangementen hangen ook periodes, staan deze op de juiste manier ingesteld?

Mocht dit allemaal goed staan, neemt u dan contact op met de helpdesk.

Ik kan een reservering niet uitchecken. 

U kunt het volgende controleren.

• Is er een kamer toegewezen?
• Is er een gast toegewezen?
• Is het aantal personen hoger dan het maximaal aantal personen wat toegestaan is op het gekozen kamertype?

Ik kan een reservering niet inchecken. 

U kunt het volgende controleren:
• Is er een kamer toegewezen aan de reservering?
• Is er een gast toegewezen aan de reservering?

Er staat alleen een grijs vak in het check-in en/of check-out scherm. 

Ziet u in VIPS alleen maar onderstaand scherm?

Dan zijn uw persoonlijke instellingen verwijderd, dit kan geen kwaad.
Door op CTRL- G te klikken kunt u deze opnieuw instellen.

Er staan geen reserveringen op het check-in scherm. 

– Druk CTRL-G in. Dit is de sneltoets waarop alle kolommen geselecteerd kunnen worden. Klik hier kolommen aan en u zult zien dan weer reserveringen zien.

Het kan ook zijn dat de night audit niet gedraaid is of per ongeluk juist al wel gedraaid is. Dit kunt u zien door bij ‘night audit’ te kijken. De boekdatum dient te staan op de huidige datum.
Als de night audit al wel gedraaid is, kunt u twee dingen doen:
– Zijn alle aankomsten op no-show gezet? Deze kunt u de-annuleren.
– U kunt contact opnemen met de helpdesk zodat er een correctie uitgevoerd kan worden (we zetten dan de laatste back-up terug).
Hier aan zijn overigens wel kosten verbonden wanneer dit buiten kantooruren uitgevoerd wordt.

Wat doet de Night Audit precies?

Via de knop nightaudit start u de nightaudit / dagsluiting. U komt terecht in het volgende scherm:

U ziet staan welke dag u sluit. De nightaudit verzorgt de volgende mogelijke acties binnen VIPS, dit kan verschillen per locatie:
1. Het sluiten van de fiscale boekdatum van het systeem.
2. Niet ingecheckte gasten met een geplande aankomst op de dag van de nightaudit krijgen de status ‘no show” en de betreffende details worden geannuleerd.
3. Het definitief maken van de geplande boekingen van het boekingsplan van de dag van de nightaudit.
4. De status van bezette kamers van schoon naar vuil zetten in het systeem.
5. Eventuele extra gedefinieerde acties uitvoeren.
Indien u op “Sluit de dag” klikt, volgt een controle van de aankomsten van die dag. Indien er gasten nog niet zijn ingecheckt, volgt een melding:

Vervolgens wordt de nightaudit uitgevoerd.

Ik ben de Night Audit vergeten. 

Wanneer u de night audit bent vergeten, dient u deze zo snel mogelijk alsnog te draaien.
Houdt u er rekening mee dat hierdoor de omzet wel op een andere dag kan komen te staan.